Использование платформы 4me для оптимизации работы всех сервисных подразделений компании заказчика

5 шагов для успешного внедрения 4me

После того как решение об организации управления ИТ-процессами и внедрения ITSM-системы принято, а исследования показали, что лучшей платформой для вашей компании станет 4me, необходимо разработать план дальнейших действий.

Прежде чем приступить к реализации проекта, необходимо ответить на несколько вопросов и решить несколько задач. Например, как заинтересовать будущих пользователей в необходимости внедрения нового решения автоматизации, обосновать целесообразность затрат на новый проект перед руководством и продемонстрировать плюсы от его использования? Как, внося изменения в имеющуюся систему управления, не нанести вреда бизнесу? Заниматься самостоятельным внедрением или поискать партнера? Это лишь часть вопросов, возникающих на начальных этапах реализации.

В четырех статьях мы постараемся помочь ответить на эти и другие вопросы, которые помогут достигнуть поставленных целей при внедрении решения 4me.

Начнем с пяти ключевых шагов, необходимых для успешного внедрения 4me.

Любое изменение имеющейся системы, большое или малое, неизбежно приносит с собой новые проблемы и противоречия. Заинтересованные стороны должны обосновать сотрудникам, зачем нужны эти изменения, как они помогут улучшить успехи в достижении бизнес-задач.

Именно поэтому подготовка столь важна! Прежде чем приступить к реализации проекта 4me, необходимо сделать паузу и рассмотреть, какие важные шаги необходимо предпринять, прежде чем приступить к запуску революционного подхода к управлению услугами в организации.

1. Получить одобрение вашей команды

Внедрение такой платформы 4me, основанной на лучших практиках и рекомендациях библиотеки ITIL, влечет большие изменения для всего ИТ-отдела компании. Получение одобрения от ИТ-подразделения имеет решающее значение для начала реализации.

Как же заинтересовать команду во внедрении вашего решения?

Все просто. Необходимо вовлечь их в процесс и сделать участниками. Подумайте, каким способом дать сотрудникам почувствовать все прелести ITIL ITSM решения. Программы обучения, семинары, презентации и демонстрационные стенды являются не только отличным способом привлечь и научить специалистов знаниям ITIL, но и расширить их будущие права и возможности в использовании системы.

Вслед за игровыми и тренировочными занятиями следуют дискуссии с членами команды, на которых можно узнать их мысли и отзывы о внедряемом проекте. Уделив рабочее время проведению таких бесед, можно получить ответы на очень важные вопросы. Какой опыт они получили? Поможет ли внедрение нового решения достигнуть им своей бизнес-цели? Что для них является самой большой загвоздкой в долгосрочной перспективе внедрения ITSM? Как эти проблемы можно преодолеть? Потратьте свое время на то, чтобы подготовить ответы на все вопросы, касающиеся внедрения новой платформы.

Опыт, полученный от этих дискуссий, позволит вам определить лучшие практики, которые может предложить 4me для вашей компании и ее потребностей.

Помните, что 4me вобрала в себя все новшества, все передовые идеи в отрасли ITSM и поможет вам сделать проект успешным и достигнуть максимальных результатов от внедрения управления ИТ-процессами организации.

2. Определить цели и пути их достижения

Лучший способ избежать технических и политических проблем – это разработать долгосрочную стратегию (дорожную карту) с вашим взглядом на процесс внедрения. Ваш план должен включать в себя подробное описание каждого шага, которые вы будете предпринимать до реализации, в процессе реализации и как минимум 12–18 месяцев после реализации, чтобы убедиться, что процесс внедрения прошел гладко и цель достигнута.

Заранее определите, на каких этапах возможны проблемы, чтобы упредить вопросы, которые могут возникнуть, и иметь возможность оперативно их решить. Сделайте вашу дорожную карту динамичной – в зависимости от меняющихся потребностей и целей бизнеса будет меняться и она. Устраняя риски, связанные с переходом на новую систему управления, вы демонстрируете то, как сможете устранять и другие потенциальные риски. Думайте на шаг вперед.

Продлите вашу дорожную карту, чтобы изучить, как приложение 4me может облегчить достижение долгосрочных целей бизнеса и его роста в течение следующих 3–5 лет. Лучшие практики от внедрения ITSM могут быть использованы для управления процессами в других сферах бизнеса, подумайте об интеграции инструментов 4me в такие области, как обслуживание клиентов, экономика и финансы, HR, управление активами и управление проектами.

3. Купить или построить

Давайте будем реалистами. Внедряя мощную, высокопроизводительную систему управления процессами с уникальным набором инструментов, баз данных и рабочих модулей, невозможно не столкнуться с техническими проблемами. Это то же самое, что экономить средства во время домашнего ремонта, занимаясь электрической проводкой самостоятельно, если случайно, по незнанию подключить заземление на фазу, можно спалить весь дом.

Опытный партнер 4me будет готов реализовать все возможности платформы под конкретные требования вашей компании и позволит избежать ошибок во время настройки, которые потом еще долго будут вас преследовать. Он также обладает богатыми знаниями в данной отрасли и может предложить индивидуальный подход и оригинальные решения для конкретно ваших задач по управлению процессами.

Конечно, чтобы завоевать сердца заинтересованных лиц и убедить их в правильности принимаемых решений, ваше увлечение 4me на протяжении последних лет будет несомненным плюсом, но оно не дает стопроцентных гарантий в успехе выбранной стратегии самостоятельного внедрения.

4. Получить больше, начав с малого

Поддаться азарту при внедрении мощной платформы и начать амбициозную реализацию всех ее приложений одновременно не является правильным. За годы практики мы пришли к выводу, что клиенты, которые фокусируются на внедрении лишь нескольких наиболее важных для них приложений достигают лучшего результата.

Обычно мы рекомендуем начать с запуска трех или четырех приложений. Выбрать из всего многообразия доступных функций лишь несколько, которые имеют наибольшее значение для вашей компании, – достаточно сложная задача. Начните с ITSM, чтобы убедиться, как ее внедрение сможет изменить и облегчить работу ИТ-подразделения компании.

5. Делитесь своими успехами

Вы проделали потрясающую работу, так почему бы не поделиться своими успехами. Соберите членов заинтересованных сторон и партнеров на бизнес-ланч, проведите яркую презентацию ваших успехов. Используйте все возможные внутренние средства коммуникации, запустите маркетинговую кампанию для того, чтобы делиться достигнутыми результатами с партнерами, членами команды и коллегами.

Платформа 4me затрагивает многие направления бизнеса, а не только ИТ, ставя в приоритет качество обслуживания и ориентирование на клиента как внутри организации, так и за ее пределами, находится в самом центре успешного бизнеса. Обмен полученным опытом с партнерами и коллегами укрепляет свое стратегическое позиционирование и вовлекает в процесс другие подразделения, объединяя людей для достижения глобальных целей бизнеса.

По материалам сайта www.crossfuze.com